Заява про надання довідки з місця роботи: для чого потрібна та що вказати

У сучасній практиці роботодавці щодня отримують запити від працівників на оформлення різноманітних довідок. Ці документи необхідні для банків, державних установ, нотаріусів, судових процесів, соціальних виплат та десятків інших життєвих ситуацій. Незалежно від підстав, така довідка не може бути видана усно або за «усною домовленістю» — вона оформлюється виключно на підставі письмового звернення працівника. Саме тому правильно складена заява є обов’язковою умовою для отримання офіційної довідки з місця роботи.

Для роботодавця заява працівника є підставою для формування документа, який має юридичну силу. Вона підтверджує, що ініціатором є працівник, визначає вид довідки, мету її видачі, термін виконання та відповідальну особу. Саме від коректності поданої заяви залежить швидкість її розгляду та якість складеної довідки. У багатьох випадках довідка має бути видана у суворо визначений строк, наприклад — коли її вимагає банк для розгляду кредитної заявки або державний орган для виконання адміністративної процедури. Будь-яка затримка може призвести до небажаних наслідків або навіть відмови в обслуговуванні.

Перед тим як перейти до практичних аспектів оформлення, важливо зрозуміти: довідка з місця роботи може містити різні дані — про заробітну плату, стаж, займану посаду, кількість відпрацьованих годин, графік роботи, підтвердження факту працевлаштування, відсутність дисциплінарних стягнень тощо. Саме тому структурованість заяви, точність формулювань і правильність реквізитів мають ключове значення.

Якщо вам потрібні інші види трудових заяв та повний огляд правил їх оформлення, рекомендуємо ознайомитися з материнською статтею «Трудові заяви працівників: як правильно оформити та подати» . У ній зібрано системний гід по всіх трудових документах.

Коли необхідно подавати заяву на довідку з місця роботи

Заява на довідку з місця роботи подається у всіх випадках, коли працівнику потрібно отримати офіційний документ для зовнішніх установ. На практиці найчастіші підстави такі:

• оформлення кредиту або іпотеки в банку;
• надання відомостей про зарплату для підтвердження платоспроможності;
• оформлення субсидій, соціальних виплат та компенсацій;
• надання документа до суду або органів правопорядку;
• виконання вимог державних структур (ПФУ, соцзахист, ЦНАП тощо);
• підтвердження місця роботи для перетину кордону, оформлення візи або закордонних документів;
• підтвердження періоду роботи для нарахування стажу.

Незалежно від того, яка саме довідка потрібна, процедура оформлення завжди починається з письмової заяви. Вона фіксує волю працівника та дозволяє роботодавцю чітко визначити, яку довідку потрібно підготувати і у який строк.

Обов’язкові реквізити заяви

Заява працівника зразок зазвичай містить стандартний набір реквізитів. До нього належать:

• повне найменування роботодавця і посадової особи, якій адресовано заяву;
• ПІБ працівника та його посада;
• чітке формулювання прохання: яку саме довідку потрібно видати;
• мета видачі — кому та для чого подається;
• бажаний строк отримання довідки;
• особистий підпис та дата.

Особливо важливим є пункт «мета видачі». Він дозволяє кадровій службі або бухгалтерії зрозуміти, які саме дані потрібно внести до довідки. Наприклад, якщо довідка потрібна до банку, до неї включають інформацію про середньомісячний дохід за останні 6 або 12 місяців. Якщо ж вона потрібна до державного органу, можуть знадобитися відомості про стаж або кількість відпрацьованих годин.

Типи довідок, які видає роботодавець

Приклад заяви для роботодавця залежить від того, який саме тип довідки потрібен. Зазвичай працівники звертаються з проханням видати одну з таких довідок:

• довідка про місце роботи;
• довідка про заробітну плату;
• довідка про стаж;
• довідка про займану посаду;
• довідка про доходи для банку;
• довідка про відсутність заборгованостей перед роботодавцем;
• довідка про періоди відпусток;
• довідка для соціальних органів або суду.

Для кожного типу довідки роботодавець використовує окремий шаблон, тому працівнику важливо правильно вказати, який саме документ йому потрібен. У разі неправильного формулювання працівник може отримати неповну або невідповідну довідку, що призведе до повторного звернення або відмови в обслуговуванні в іншій установі.

Як правильно написати заяву

Заява на отримання довідки повинна бути максимально конкретною. Найпоширеніша помилка працівників – надто загальні формулювання на кшталт «прошу видати довідку з місця роботи». Такі заяви створюють плутанину, оскільки роботодавець не завжди розуміє, які саме дані повинні бути включені.

Коректний варіант виглядає так: «Прошу видати мені довідку про місце роботи та заробітну плату за останні 12 місяців для подання до АТ “ПриватБанк”». У деяких випадках варто додати і бажаний строк видачі, особливо якщо документ потрібен терміново.

Коли роботодавець зобов’язаний видати довідку

Законодавство України передбачає прямий обов’язок роботодавця видавати працівникам довідки, пов’язані з роботою, стажем, зарплатою та іншими аспектами трудових відносин. Відмова у видачі такої довідки є порушенням трудового законодавства і може спричинити перевірку Держпраці. У разі затримки або навмисного блокування роботодавець несе адміністративну відповідальність.

Роботодавець не має права вимагати пояснення, навіщо працівникові потрібна довідка, але працівник повинен зазначити мету її отримання для правильного заповнення документа. Більшість довідок видаються протягом 1–3 робочих днів, а довідки про доходи – частіше протягом 5 робочих днів через участь бухгалтерії.

Що робити, якщо роботодавець не видає довідку

У випадку відмови працівник має право подати повторну заяву з вимогою письмової відповіді. Якщо роботодавець продовжує ухилятися, працівник може звернутися до Державної служби з питань праці. Також можливе подання скарги до суду, де роботодавця зобов’яжуть видати довідку та можуть накласти штрафи.

На практиці найчастіше роботодавці не відмовляють, але затягують строки. Працівнику важливо розуміти, що затримка документа на 1–2 дні може критично вплинути на отримання кредиту, оформлення субсидії або подачу документів до державного органу. Саме тому своєчасне подання заяви та фіксація всіх дій є обов’язковими.

Рекомендації юриста

Подаючи заяву, завжди робіть копію з відміткою про прийняття. Вказуйте повну назву установи, куди подаєте довідку. Формулюйте прохання конкретно та структуровано. Не відкладайте подання заяви на останній день. Якщо довідка потрібна для юридичних або фінансових процедур, краще вказати строк її видачі. У разі систематичного порушення роботодавцем ваших прав не соромтеся звертатися за юридичною допомогою.