Для власного статуту ТОВ потрібно розрізняти першу редакцію, зміни до статуту та створення товариства внаслідок реорганізації. Підписанти визначаються не лише тим, хто є директором, а й статтею 11 Закону про ТОВ та ТДВ, змістом корпоративного рішення і чинним статутом. Для модельного статуту діє окремий порядок.

Хто підписує першу редакцію

Частина 2 статті 11 передбачає підписання першої редакції власного статуту всіма учасниками товариства з нотаріальним засвідченням справжності їхніх підписів. Якщо засновник один, відповідний документ підписується в межах його одноосібного волевиявлення з дотриманням установлених вимог до оформлення.

Коли засновником є юридична особа або фізична особа діє через представника, перевіряють підставу та обсяг представництва. Право підписати установчий документ не варто виводити лише з довіреності на подання заяви державному реєстратору. Для юридичної особи також важливо встановити, чи належно прийняте рішення про участь у створенні ТОВ і чи має підписант необхідні повноваження.

Хто підписує нову редакцію діючого ТОВ

За частиною 3 статті 11 зміни підписуються учасниками, які проголосували за відповідне рішення, або особою, уповноваженою органом, що його прийняв, якщо це передбачено статутом. Справжність відповідних підписів засвідчується нотаріально.

Отже, формулювання «новий статут завжди підписує директор» є неправильним. Для уповноваженої особи необхідно перевірити статутну підставу та рішення про надання повноважень. Якщо такої підстави немає, не слід вважати сам запис у протоколі достатнім без аналізу законного способу оформлення.

У товаристві з одним учасником немає потреби скликати багатосторонні збори: він приймає письмове рішення. Проте одноосібна участь не скасовує вимог до змісту рішення, підписання та оформлення нової редакції.

Для державної реєстрації зміни викладаються у новій редакції установчого документа. Окремий аркуш із поправками не є рівнозначною альтернативою за пунктом 11 частини 1 статті 15 Закону про державну реєстрацію. Повну послідовність дій наведено у матеріалі про порядок внесення змін до статуту ТОВ.

Якщо ТОВ створюється внаслідок реорганізації

Для першої редакції такого товариства частина 3 статті 11 встановлює окреме правило підписання. Додатково частина 4 регулює ситуацію, коли права учасників щодо відчуження часток або виходу звужуються порівняно з правами учасників чи акціонерів правопопередника: тоді закон передбачає одностайне рішення всіх учасників і підписання за порядком частини 2. Тому звичайний алгоритм нового ТОВ не можна механічно переносити на реорганізацію.

Затвердити, підписати і подати: три різні повноваження

• Затвердження означає прийняття рішення компетентним органом або єдиним учасником. Визначальними є порядок прийняття та необхідна кількість голосів.

• Підписання означає оформлення погодженого тексту належними особами. Воно не виправляє відсутність рішення чи порушення порядку його прийняття.

• Подання документів означає звернення належного заявника для реєстраційної дії. Право подати пакет не надає автоматично права одноосібно підписати статут.

Одна особа може мати кілька цих повноважень, але правову підставу кожного потрібно встановити окремо.

Що саме засвідчує нотаріус

Засвідчення справжності підписів на статуті не потрібно описувати як нотаріальне посвідчення договору між учасниками. Це різні юридичні дії. Так само не можна називати нотаріальне засвідчення підписів на власному статуті лише добровільною пересторогою: Закон про ТОВ встановлює його у передбачених статтею 11 випадках.

Форму рішення, статуту та повноважень заявника перевіряють у сукупності з реєстраційними правилами. Спеціальні законні винятки не можна поширювати на всі ТОВ, а електронний канал подання сам по собі не означає універсального скасування вимог до підписів.

А якщо обрано модельний статут

Частини 2–5 статті 11 не застосовуються до модельних статутів. Учасники не підписують індивідуально переписаний текст постанови Кабінету Міністрів: оформлюються відповідні рішення, а вибір редакції та реєстраційна процедура мають свої правила. Правила підписання таких рішень потрібно перевіряти за спеціальними положеннями статті 11 і постановою № 367.

Якщо доступних модельних правил недостатньо, можна розглянути розробку власного статуту ТОВ. Якщо питання виникло через застарілий документ або невдало визначені повноваження, доцільний перегляд чинного статуту та приведення його у відповідність.

Що перевірити перед підписанням

Потрібні остання чинна редакція, документ про затвердження нового тексту, результати голосування і підтвердження представництва, якщо воно використовується. Зіставте назву та код товариства, дату рішення, редакцію документа і перелік підписантів. Окремо встановіть, чи йдеться про створення, зміну, реорганізацію або модельний статут.

Правильний підпис не замінює належного змісту документа та законного рішення. Якщо разом зі статутом змінюються власники чи модель управління, ці дії варто погодити в межах корпоративного юридичного супроводу, а не вирішувати лише питанням «хто поставить підпис».